为切实做好校友会各分支机构、代表机构成立大会的各项准备工作，现提出有关注意事项汇总如下，供各地校友会筹备组参考。

一、工作指导思想

加强校友之间、校友与母校之间的联系，增进校友间的友谊，搭起母校与各地校友间的团结合作平台，继承和发扬母校的优良传统，推进母校科学发展，推进经济社会发展，推进校友共同进步。

二、各地校友会名称

广东省广东职业技术学院校友会XXX分会。

三、前期准备工作

组建筹备工作领导小组（以下简称筹备组），启动各项筹备工作。

1.广泛联络校友，收集校友信息，为校友会分会成立做准备。

联络校友主要包括几个层面：一是母校提供的本地区校友信息，二是利用人脉关系，主动全面联络本地校友，三是校友之间的口口相传。要积极联系校友，将校友会成立的《章程》（见附件1）、《校友会分支机构、代表机构管理办法（试行）》（见附件2）等文件精神宣传，争取大家的积极参与和大力支持。同时做好校友信息的登记整理，以便于编制当地校友通讯录，开设微信群qq群等，作为本地区校友联络的渠道。

2.经筹备组的充分讨论酝酿，提出分支机构理事会、监事会组织架构及成员候选人。建立理事会的方式可采取由二级学院推荐或由各地校友推举产生，具体人数视实际情况而定，建议推选出热心校友工作、较为有威信并具有代表性的校友组成校友分会理事会组织机构。尽量做到兼顾各个院系、专业、年龄层次结构合理，便于组织开展活动，为校友会长期发展提供组织保障。校友分会理事会可设有顾问1名（一般由各学院党总支书记担任）、会长1名、副会长若干名、秘书长1名，监事1名，可根据自身情况增设名誉会长、常务副会长、常务理事、副秘书长等职务。理事不得兼任监事，确定后，筹备组向学校校友会提出书面申请，填报《广东省广东职业技术学院校友会分支（代表）机构设立申请表》（见附件3）。

3.校友会审核书面申请材料后，五个工作日内作出书面批复。筹备组筹备并按时组织召开成立大会。筹备组草拟成立大会的各种文件。（1）成立大会议程（参考见附件4）；（2）成立大会主持词；（3）筹备工作报告。

4.会场布置。（1）会场上横幅或PPT背景内容：广东省广东职业技术学院校友会XXX学院校友分会成立大会；（2）根据实际情况，邀请学校领导和校友会领导参会；（3）安排好会前的签名登记接待工作，会中的摄影、会议记录和会后合影等事宜。

5.会后整理有关材料。分会成立后，五个工作日内向校友会提交相关资料备案。包括成立大会新闻稿、理事会和监事会组成人员名单、校友代表名单和会议纪要或表决记录（不少于3名参会人员签名）和图片资料等。

6.校友办公室联系方式

联 系 人：江老师

电 话：13926116708

电子邮箱：gdzyxyh@163.com

附件:1.《广东省广东职业技术学院校友会章程》

2.《广东省广东职业技术学院校友会分支机构、代 表机构管理办法（试行）》

3.《广东省广东职业技术学院校友会分支（代表） 机构设立申请表》

4.成立大会议程（建议稿）

广东省广东职业技术学院校友会

2025年2月26日